Андрэа П'яквадыё
Галоўнае
- Аўтаматызацыя апрацоўкі рахункаў да аплаты выкарыстоўвае праграмнае забеспячэнне для аптымізацыі працэсаў апрацоўкі рахункаў-фактур, іх зацвярджэння і ажыццяўлення плацяжоў пастаўшчыкам.
- Гэта падвышае хуткасць, дакладнасць і эканамічную эфектыўнасць, скарачаючы тэрміны апрацоўкі рахункаў да 3,4 дзён і выдаткі да 2,81 даляра.
- Аўтаматызацыя забяспечвае празрыстасць руху грашовых сродкаў у рэжыме рэальнага часу, дапамагаючы кіраўнікам прымаць больш узважаныя фінансавыя рашэнні.
- Нягледзячы на відавочную акупляльнасць інвестыцый, такія перашкоды, як першапачатковыя выдаткі, супраціў зменам і праблемы інтэграцыі, запавольваюць ўкараненне.
- Поспех залежыць ад таго, наколькі рана пачынаць, далучаць каманды, праводзіць якаснае навучанне і адсочваць вымерныя вынікі.
Увядзенне
Аплата рахункаў - справа не з гламурных. Але гэта адна з найважнейшых складнікаў вядзення любога бізнэсу. Рахункі пастаўшчыкоў назапашваюцца, тэрміны плацяжоў набліжаюцца, а бухгалтарскія аддзелы часта пачуваюцца якія захраснулі ў замкнёным крузе павольных, ручных працэсаў. Для многіх кампаній менавіта тут на дапамогу прыходзіць аўтаматызацыя апрацоўкі рахункаў да аплаты.
Замест таго каб перабіраць стосы рахункаў-фактур або дамагацца ўзгадненняў, кампаніі звяртаюцца да тэхналогій для спрашчэння гэтага працэсу. І справа не толькі ў выгодзе - гаворка ідзе аб дакладнасці, эканоміі сродкаў і хуткасці. Калі вас цікавіць, што такое аўтаматызацыя апрацоўкі рахункаў да аплаты і чаму гэта важна, гэты артыкул усё растлумачыць.
Што такое аўтаматызацыя апрацоўкі плацяжоў?
Сцісла, аўтаматызацыя апрацоўкі рахункаў да аплаты мае на ўвазе выкарыстанне праграмнага забеспячэння для кіравання гэтым працэсам - ад атрымання рахунку-фактуры да яго зацвярджэння і аплаты пастаўшчыку. Замест уводу лічбаў у электронныя табліцы або сканіравання бясконцай колькасці папяровых дакументаў, інструменты аўтаматызацыі збіраюць дадзеныя рахункаў-фактур, накіроўваюць запыты на зацвярджэнне і апрацоўваюць плацяжы ў электронным выглядзе.
Паводле дадзеных Accounting Seed, аўтаматызацыя апрацоўкі рахункаў да аплаты выключае ручныя, схільныя да памылак задачы і дае камандам больш часу для засяроджвання на важнейшай працы. Уявіце сабе пераход ад ручной дастаўкі канвертаў да кіравання фінансамі вашага бізнесу ў аўтаматычным рэжыме.
Чаму аўтаматызацыя апрацоўкі рахункаў да аплаты важна
Паскораныя плацяжы
Затрымкі абыходзяцца дорага. Ручная апрацоўка рахункаў-фактур можа займаць тыдні. У той жа час, лепшыя ў сваім класе каманды па апрацоўцы рахункаў-фактур паведамляюць аб сярэднім часе апрацоўкі ўсяго 3,4 дня – гэта на 81% больш, чым у канкурэнтаў, паводле дадзеных Ardent Partners. Больш хуткія плацяжы азначаюць больш трывалыя адносіны з пастаўшчыкамі і меншую колькасць штрафаў за пратэрміноўку.
Падвышаная дакладнасць
Пры ручным уводзе дадзеных памылкі непазбежныя. Адна няправільная лічба ў рахунку-фактуры можа азначаць пераплату ці прапушчаны плацёж. Аўтаматызаваныя сістэмы значна скарачаюць колькасць такіх памылак дзякуючы такім функцый, як скразная апрацоўка - амаль 49% рахункаў-фактур апрацоўваюцца без удзелу чалавека.
Эканомія сродкаў
Апрацоўка рахункаў уручную не толькі павольная, але і дарагая. Паводле справаздачы Ardent Partners "Стан электронных плацяжоў у 2024 годзе", сярэдні кошт аднаго плацяжу пастаўшчыку складае 9,47 даляра. Аднак лепшыя ў сваім класе каманды па апрацоўцы рахункаў да аплаты зніжаюць гэты кошт да 2,81 даляра за кошт. Гэта амаль 80% эканоміі.
Палепшаная празрыстасць грашовых патокаў
Ведаць, калі грошы сыходзяць, гэтак жа важна, як і ведаць, калі яны робяць. Аўтаматызаваныя сістэмы даюць панэлі маніторынгу ў рэжыме рэальнага часу, якія дапамагаюць кампаніям дакладна бачыць, што знаходзіцца ў апрацоўцы, што адобрана і калі запланаваны плацяжы. Такая празрыстасць дапамагае кіраўнікам прымаць больш узважаныя рашэнні ў адносінах да абаротнага капіталу.
Маштабаванасць
Па меры росту кампаніі расце і колькасць рахункаў-фактур. Без аўтаматызацыі каманды аказваюцца пахаваны пад грузам папяровай працы. Аўтаматызацыя спрашчае апрацоўку вялікіх аб'ёмаў без неабходнасці наймаць цэлае войска бухгалтараў.
Агульная карціна: дадзеныя і тэндэнцыі
Аўтаматызацыя ў сферы плацяжоў - гэта не проста мімалётная тэндэнцыя, а частка больш маштабных змен. Лічбы гэта ясна пацвярджаюць.
- Згодна з даследаваннем Федэральнай рэзервовай сістэмы аб плацяжах (2022 г.), аб'ём безнаяўных плацяжоў у 2021 годзе дасягнуў 128,5 трыльёнаў долараў, пры гэтым на транзакцыі ACH прыйшлося 72% ад агульнай сумы. Між тым, аб'ём плацяжоў чэкамі зніжаецца на -7,2% у год.
- Nacha паведаміла, што ў 2024 годзе сетка ACH апрацавала 33,6 мільярда плацяжоў на суму 86,2 трыльёна долараў, што на 7,6% больш, чым годам раней. Толькі плацяжы Same Day ACH выраслі на 45% у гадавым вылічэнні, што даказвае, што прадпрыемствам важныя хуткасць і гнуткасць плацяжоў.
- Кампаніі, якія ўкараняюць аўтаматызацыю апрацоўкі рахункаў да аплаты, часта дэманструюць высокую акупляльнасць інвестыцый. Даследаванне Forrester, прысвечанае Airbase, паказала, што арганізацыі дасягнулі 272% вяртання інвестыцый, а акупляльнасць склала менш за шэсць месяцаў.
Дадзеныя гавораць самі за сябе: кампаніі, якія працягваюць выкарыстоўваць ручныя працэсы, рызыкуюць адстаць.
Распаўсюджаныя перашкоды на шляху да ўсынаўлення
Калі аўтаматызацыя настолькі эфектыўная, чаму ж не ўсе прадпрыемствы яе выкарыстоўваюць? Чыннікі розныя, але некаторыя з іх сустракаюцца часцей за ўсё.
Першапачатковыя выдаткі
Нягледзячы на тое, што аўтаматызацыя эканоміць грошы ў доўгатэрміновай перспектыве, першапачатковыя інвестыцыі могуць падацца высокімі, асабліва для малых прадпрыемстваў. Плата за ліцэнзаванне, інтэграцыя і навучанне могуць у суме скласці значную суму.
Змяненне супраціву
Ад старых звычак цяжка пазбавіцца. Каманды, якія звыкнуліся да папяровых рахункаў і электронных табліц, могуць супраціўляцца зменам, асцерагаючыся, што аўтаматызацыя заменіць працоўныя месцы або зробіць іх працу неактуальнай. У сапраўднасці ж гэта вызваляе іх для выканання больш стратэгічных задач.
Праблемы інтэграцыі
Не ўсе інструменты аўтаматызацыі лёгка інтэгруюцца ў існуючыя сістэмы. Калі ваша кампанія ўжо выкарыстоўвае складанае ERP-або бухгалтарскае праграмнае забеспячэнне, інтэграцыя можа апынуцца няпростай задачай.
Неразуменне
Некаторыя кіраўнікі прадпрыемстваў проста не ведаюць, на што здольна аўтаматызацыя. Яны могуць думаць, што гэта ўсяго толькі наварочаны сканер, у той час як на самой справе ён здольны апрацоўваць узгадненні, справаздачы і плацяжы ад пачатку да канца.
Парады па ўкараненні аўтаматызацыі апрацоўкі рахункаў да аплаты
Ці гатовыя зрабіць гэты крок? Вось некалькі парадаў, якія дапамогуць зрабіць пераход больш плыўным:
Пачніце з малога.
Не спрабуйце ўсё перарабіць адразу. Пачніце з пілотнага праекта - магчыма, з аднаго аддзела або некалькіх пастаўшчыкоў - і пашырайце яго па меры атрымання вынікаў.
Прыцягвайце каманду да працэсу на ранніх этапах.
Атрымайце адабрэнне супрацоўнікаў бухгалтэрыі і кіраўнікоў, перш чым укараняць сістэму. Пакажыце ім, як яна спросціць ім жыццё. Падкрэсліце эканомію часу, менш праблем і павышэнне дакладнасці.
Абярыце правільны інструмент
Шукайце праграмнае забеспячэнне, якое лёгка інтэгруецца з вашымі існуючымі сістэмамі. Многія пастаўшчыкі рашэнняў для аўтаматызацыі апрацоўкі рахункаў да аплаты прапануюць дэманстрацыйныя версіі - скарыстайцеся імі.
Засяродзьцеся на навучанні
Нават самая лепшая ў свеце прылада не дапаможа, калі ніхто не ведае, як ім карыстацца. Інвестуйце ў якаснае навучанне і забяспечце даступнасць падтрымкі падчас укаранення.
Вынікі вымярэнняў
Адсочвайце такія паказчыкі, як час апрацоўкі рахунку, кошт аднаго рахунку і працэнт памылак. Дзяліцеся поспехамі са сваёй камандай і кіраўніцтвам - назіранне за прагрэсам падтрымлівае тэмп працы.
Фота: Міхаіл Нілаў
Часта задаюць пытанні
Што такое аўтаматызацыя апрацоўкі плацяжоў?
Аўтаматызацыя апрацоўкі рахункаў да аплаты - гэта выкарыстанне праграмнага забеспячэння для кіравання задачамі, звязанымі з дэбіторскай і крэдыторскай запазычанасцю, ад атрымання рахункаў-фактур да аплаты пастаўшчыкам.
Чаму аўтаматызацыя апрацоўкі рахункаў да аплаты важная для бізнэсу?
Гэта паскарае плацяжы, зніжае колькасць памылак, эканоміць сродкі і забяспечвае лепшую празрыстасць фінансавых аперацый.
Якія існуюць распаўсюджаныя перашкоды для ўкаранення аўтаматызацыі апрацоўкі рахункаў да аплаты?
Да тыповых перашкод адносяцца першапачатковыя выдаткі, супраціў з боку каманд, праблемы інтэграцыі і недастатковая дасведчанасць.
Колькі грошай можна зэканоміць з дапамогай аўтаматызацыі апрацоўкі рахункаў да аплаты?
Па дадзеных кампаніі Ardent Partners, лепшыя ў сваім класе каманды па апрацоўцы рахункаў-фактур скарацілі выдаткі на апрацоўку рахункаў з 9, 47 да 2, 81 даляра за кошт-фактуру.
Як кампаніі варта пачаць укараненне аўтаматызацыі апрацоўкі рахункаў да аплаты?
Пачніце з невялікага пілотнага праекту, прыцягніце персанал на раннім этапе, абярыце падыходную прыладу, правядзіце навучанне і вымерайце вынікі.
Заключэнне
Аўтаматызацыя апрацоўкі плацяжоў - гэта не замена людзей, а замена састарэлых ручных задач. Яна паскарае плацяжы, зніжае колькасць памылак, скарачае выдаткі і забяспечвае лепшую празрыстасць руху грашовых сродкаў. Улічваючы, што праз электронныя сістэмы штодня праходзяць мільярды долараў, кампаніі, якія прытрымліваюцца старых метадаў, рызыкуюць адстаць ад канкурэнтаў.
Лічбы гавораць самі за сябе: цыкл апрацоўкі заказаў складае 3,4 дня, выдаткі на выстаўленне рахункаў - 2,81 долара, а рэнтабельнасць інвестыцый - 272%. Усё больш кампаній разумеюць, што аўтаматызацыя неабходна не праз гады, а ўжо зараз.
Калі вы ўсё яшчэ задаецца пытаннем, што такое аўтаматызацыя апрацоўкі рахункаў да аплаты і ці варта яна таго, адказ відавочны. Гэта важна. І гэта можа істотна паўплываць на эфектыўнасць працы вашага бізнэсу ў будучыні.