Бизнес бастаған кезде жүз түрлі тағамды жеп жатқандай сезінуіңіз мүмкін. Клиенттерді табу, әлеуметтік желілердегі белсенділікті сақтау және жоспарланған жұмысты аяқтау – осы ұсақ-түйек нәрселердің барлығы көбінесе араласып кеткенде жоғалып кетеді. Сол ұсақ-түйек нәрселердің бірі – орташа түбіртек. Алдымен олар әмияныңызды немесе басқару тақтаңызды толтырып жатқан жай ғана тітіркендіргіш қағаз қиындылары. Бірақ егер сіз олардың жиналуына жол берсеңіз, олар ақырында төленуге тура келетін стресс тауына айналады.
Бұл түбіртектер сіздің бизнесіңіздің ақшасы туралы әңгімелейді. Олар ақшаның қайда кеткенін, неге кеткенін және ең бастысы, салық маусымында қанша үнемдеуге болатынын көрсетеді. Егер сіз қазір мыжылған қағаздарға толы аяқ киім қорабына қарап отырсаңыз, алаңдамаңыз. Мұны түзету үшін сізге бухгалтерлік есеп дипломы қажет емес. Сізге тек қағаздың өміріңізді басып алуына жол бермейтін қарапайым, түсінікті жүйе қажет.
Сізді ашуландырмайтын әдісті табыңыз.
Ең жақсы ұйымдастырушылық жүйе - сіз шынымен қолданатын жүйе. Егер сіз оған ешқашан қол тигізбейтініңізді іштей білсеңіз, күрделі, түрлі-түсті файл шкафын жасаудың ешқандай мәні жоқ. Сіз өзіңіздің әдеттеріңізді шынайы бағалауыңыз керек. Сіз смартфоныңызда барлығын жасайтын сандық тумасыз ба, әлде қол тигізе алатын қағаз құжаттармен жұмыс істегенді қалайсыз ба?
Егер сіз цифрлық технологияны жақсы көретін болсаңыз, өміріңіз әлдеқайда жеңілдейді. Түбіртекті сканерлеуге арналған көптеген қолданбалар бар, олар түбіртекті алған кезде оның суретін тез түсіруге мүмкіндік береді. Фотосурет түсірілгеннен кейін, қолданба деректерді сканерлейді және оны бұлтта сақтайды. Дүкеннен шықпай-ақ қағазды қоқысқа тастай аласыз. Бұл қолданбалардың көпшілігі сіздің банк шотыңызбен немесе бухгалтерлік бағдарламалық жасақтамаңызбен тікелей байланысады, сондықтан шығындарды «тіркеу» жұмысы сіз басқа нәрселермен айналысып жатқанда жасалады.
Екінші жағынан, егер сіз қағаз құжаттарды ұнататын болсаңыз, бұл да өте жақсы. Оларға қолайлы орын табыңыз. Аккордеон стиліндегі бүктелген қағазы бар папка сатып алып, қойындыларды ай немесе санат бойынша белгілеңіз. Мәселе мынада, үстеліңізге оралғаннан кейін түбіртектерді папкаға салу керек. Жұмаға дейін күтсеңіз, біреуін жоғалтасыз. Айдың соңына дейін күтсеңіз, онын жоғалтасыз.
Мәселенің физикалық жағын басқару
Тіпті біздің цифрлық әлемімізде де көптеген шағын бизнестер әлі де таңқаларлықтай көп мөлшерде қолма-қол ақшамен жұмыс істейді. Егер сіз бутик, кафе немесе адамдар сізге шот-фактураларды беретін кез келген басқа бизнесті басқарсаңыз, сіздің «түбіртектеріңіз» көбінесе қолма-қол ақша болып табылады. Бұл өзіндік қиындықтар туғызады. Кассалық аппаратты қолмен санау және сол қорытындыларды сату есептерімен салыстыру бірнеше сағатқа созылуы мүмкін және бұл қателік жіберудің ең оңай жолы. Кассалық есептегішті пайдалану мұны толығымен өзгерте алады. Бұл тек сән мәселесі емес; бұл әр ауысымның соңында бір сағатты артқа қайтару және есептеулеріңіздің дәл екенін білу туралы. Бұл сіздің күнделікті қолма-қол ақша ағыныңызды бақылауды қиын жұмыс емес, жылдам тапсырмаға айналдырады.
Қолма-қол ақша саналып, түбіртектер алынғаннан кейін, оларды дұрыс сақтау қажет. Қағаз құжаттар үшін сиясы кетпейтін салқын, құрғақ жерді табыңыз. Сандық құжаттар үшін олардың сақтық көшірмесін жасаңыз. Ноутбугыңыз кенеттен істен шықса, бүкіл қаржылық тарихыңыз сақтық көшірме дискісінде немесе бұлтта қауіпсіз сақталатынын білу жұбаныш береді.
«Санаттар» бойынша ұйымдастыру»
Түбіртектердің үлкен үйіндісі, тіпті олардың барлығы бір қалтада болса да, қолайсыздық тудыруы мүмкін. Оларды өміріңізге сәйкес келетін санаттарға бөлу маңызды. Сізге елу түрлі санат қажет емес, бірақ бірнеше үлкен «қалталар» болашақта сізге көп уақытты үнемдейді.
Кеңсе тауарлары, іссапарлар, клиенттердің түскі асы немесе маркетингтік шығындар сияқты нәрселер туралы ойланыңыз. Шығындарыңызды осы санаттар бойынша талдай отырып, сіз заңдылықтарды байқай бастайсыз. Сіз «әртүрлі» заттарға күткеннен әлдеқайда көп ақша жұмсап жатқаныңызды немесе іссапар шығындары сіздің пайдаңызға зиян келтіріп жатқанын анықтауыңыз мүмкін. Шығындарды жіктеу тек салықтар үшін ғана маңызды емес; бұл сіздің бизнесіңіздің шынайы жағдайын көрудің ең жақсы жолы.
Апта сайынғы тексеру
Бұл әдет сабырлы кәсіпкерлерді үнемі күйзеліске түсетіндерден ажыратады. Күнтізбеңізде, мысалы, әр жұма күні таңертең жиырма минутқа, түбіртектерді банк шотыңыздың көшірмесімен салыстыру үшін тұрақты кездесу жоспарлаңыз.
Сізге тек банк шотыңыздан алынған ақшаның сізде бар түбіртектермен сәйкес келетінін тексеру керек. Бұл жылдам «дәлдікті тексеру». Егер сіз мұны әр апта сайын жасасаңыз, көп уақыт кетпейді. Егер сіз жылдың соңына дейін күтсеңіз, сегіз ай бұрын кездейсоқ жанармай құю станциясын сатып алу қанша тұратынын еске түсіруге тырысасыз. Маған сеніңіз, мұны біртіндеп, шағын қадамдармен жасағаныңыз үшін болашақта өзіңізге алғыс айтасыз.
Бұл заттар сізге қанша уақытқа дейін қажет?
Әдетте іскерлік құжаттарды шамамен жеті жыл сақтау ұсынылады. Бұл ұзақ уақыт сияқты естіледі, ал егер сіз қағазды пайдалансаңыз, олар көп орын алуы мүмкін. Міне, осы жерде цифрлық форматқа көшу шынымен де керемет. Жеті жылдық қағаз құжаттар файл шкафын толтыра алады; жеті жылдық цифрлық сканерлеу флешкаға сыяды. Егер сіз қағаз құжаттарды пайдалануды шешсеңіз, жаңа жыл басталған сайын ең ескі жылды «тазалау» жоспарын жасаңыз, сонда ретсіздік сізді кеңсеңізден шығаруға мәжбүрлемейді.
Жұмысқа арналған дұрыс құралдарды пайдалану
Бизнесіңіз өскен сайын, қолмен есеп жүргізудің масштабталмайтынын байқауыңыз мүмкін. Міне, сол кезде сіз мамандандырылған бухгалтерлік бағдарламалық жасақтаманың мүмкіндіктерін зерттей бастайсыз. Бұл бағдарламалар сіздің түбіртектеріңіз бен банк шоттарыңыздағы ақпаратты визуалды диаграммалар мен есептерге айналдыруға арналған. Бұл сізге бизнесіңіздің жалпы көрінісін береді.
Шотыңызда ақша бар екенін білудің орнына, сағатына қанша табыс табатыныңызды немесе қай өніміңіз шын мәнінде ең тиімді екенін нақты білесіз. Бұл басшылықтың болжам жасауына кедергі келтірмейді.
Барлығын қорытындылай келе
Түптеп келгенде, қаржыңызды бақылау - бұл бизнесіңізге қамқорлық жасаудың бір түрі. Бұл «белгісізді» жою және оны фактілермен ауыстыру туралы. Алғашында бұл біраз жалықтыратын сияқты көрінуі мүмкін, бірақ жүйеңізді орнатқаннан кейін, ол екінші табиғатқа айналады. Түскі ас түбіртектерін сканерлеу үшін смартфон қолданбасын немесе кассаны жабу үшін касса аппаратын пайдалансаңыз да, мақсат бірдей: өзіңізге шынымен ұнайтын бизнесіңіздің аспектілеріне назар аудару үшін тыныштық беру.
Негізгі
- Түбіртектер сіздің бизнесіңіздің ақшасы қайда кетіп жатқанын анық көрсетеді және салық есептілігін тегіс тапсыру үшін өте маңызды.
- Ең жақсы бақылау жүйесі - бұл сіздің әдеттеріңізге сәйкес келетін жүйе, ол сандық қолданбалар немесе қарапайым физикалық қалталар болсын.
- Шығындарды түсінікті санаттарға бөлу шығындар үлгілерін анықтауға және қаржылық шешімдер қабылдауды жақсартуға көмектеседі.
- Түбіртектерді апта сайын қарап шығу жыл соңындағы шамадан тыс жүктелудің және қымбат жад мәселелерін болдырмайды.
- Сканерлеу қолданбаларынан бастап бухгалтерлік бағдарламалық жасақтамаға дейінгі дұрыс құралдар сіздің бизнесіңіз өскен сайын ақша ағынын бақылауды масштабтауға мүмкіндік береді.
Жиі қойылатын сұрақтар
Неліктен жаңадан бастаған кәсіпкерлер үшін түбіртектер соншалықты маңызды?
Түбіртектер ақшаның қалай жұмсалғанын құжаттайды және салық есептілігінің дәлдігін қамтамасыз етеді. Оларсыз шығындарды ақтау қиындайды және пайда түсініксіз болады.
Түбіртектерді электронды түрде немесе қағаз түрінде бақылау жақсы ма?
Ешбір әдіс әмбебап ең жақсы емес; бірізділік маңызды. Сандық құралдар ретсіздікті азайтады, ал қағазға негізделген жүйелер күнделікті күтіп ұсталса, жақсы жұмыс істейді.
Түбіртектерді қаншалықты жиі тексеру керек?
Түбіртектерді банк операцияларымен сәйкестендіру үшін апта сайынғы шолу өте қолайлы. Бұл әдет шатасулардың алдын алады және болашақта уақытты үнемдейді.
Кәсіпорнымның қызметтері үшін түбіртектерді қанша уақыт сақтауым керек?
Көптеген кәсіпорындар құжаттарды шамамен жеті жыл сақтауы керек. Сандық сақтау ұзақ мерзімді сақтау үшін орынды айтарлықтай жеңілдетеді және үнемдейді.
Кәсіпорын бухгалтерлік бағдарламалық жасақтамаға қашан ауысуы керек?
Транзакциялар саны өскен сайын қолмен есепке алу тиімсіз болады. Бухгалтерлік есеп бағдарламалық жасақтамасы айқынырақ ақпарат береді және өсу туралы неғұрлым хабардар шешімдер қабылдауға ықпал етеді.