Asosiy
- Davlat shartnomalarini hisobga olish uchun to'lovlarni kechiktirish yoki audit muammolarini oldini olish uchun DCAA va DFARS standartlariga qat'iy rioya qilish talab etiladi.
- Xarajatlarni taqsimlash, vaqtni kuzatish va qo'shimcha xarajatlarni boshqarish aniq tizimlar va hujjatlarni talab qiladigan asosiy muammolardir.
- Standart buxgalteriya dasturidan foydalanish qoidalarga rioya qilmaslikka olib kelishi mumkin - davlat idoralari ixtisoslashgan yoki integratsiyalashgan ERP tizimlarini talab qiladi.
- Yil davomida ICE jadvallarini tuzish va daftarlarni yarashtirish xatolarni kamaytirishga yordam beradi va xarajatlarning o'z vaqtida hisobot berilishini ta'minlaydi.
- NeoSystems, Unanet va PROCAS kabi sotuvchilar davlat pudratchilari uchun maxsus ishlab chiqilgan ixtisoslashtirilgan buxgalteriya tizimlari va yordamini taklif qilishadi.
Davlat shartnomalari ustida ishlash mayda shriftlarni o'qimaguningizcha foydali ko'rinadi. Mukofotlar haqiqiy, ammo moliyaviy qoidalar uzoq va juda murakkab. Davlat pudratchilari uchun buxgalteriya hisobi bilan bog'liq muammolar minalar maydoniga o'xshab ketishi mumkin, bu yerda bitta xato to'lovlarning kechikishiga, muvaffaqiyatsiz auditga yoki shartnomaning bekor qilinishiga olib kelishi mumkin.
Ushbu qo'llanmada beshta muhim muammo bayon etilgan va pudratchilarga tizimlarni yaratishda, tartibga solish talablariga rioya qilishda va pul oqimini saqlab qolishda yordam bera oladigan uchta kompaniya aniqlangan.
Davlat pudratchilari duch keladigan asosiy buxgalteriya muammolari qanday?
Davlat shartnomalarini hisobga olish haqida gap ketganda, qoidalar boshqacha va standart biznes amaliyotlari muammolarni hal qilmaydi. Tizimlar nuqtai nazaridan o'ylang. Hisoblar jadvalingiz, xarajatlar pullari, vaqtni kuzatish, bilvosita xarajatlar stavkalari va hisobotlar uzluksiz ish jarayonini ta'minlash uchun birgalikda ishlashi kerak. Ushbu beshta xavf odatda auditorlar tekshiradigan birinchi narsalardir.
1. DCAA talablarining buzilishi
Mudofaa shartnomalari auditi agentligi (DFARS) hukumat shartnomalarini ko'rib chiqish va soliq to'lovchilar mablag'larining tegishli ravishda sarflanishini ta'minlash uchun mas'ul bo'lgan "darvozabon" hisoblanadi. Agar sizning tizimingiz DFARS 252.242-7006 da ko'rsatilgan asosiy mezonlarga javob bermasa, shartnoma tuzuvchi xodimlar to'lovlarni to'xtatib qo'yishi yoki tizimingizni rad etishi mumkin, bu esa shartnomalarni tuzishni kechiktirishi va pul oqimini kamaytirishi mumkin.
Siz bu muammoni jarayoningizni 18 ta buxgalteriya tizimi mezonlari bilan taqqoslash, kamchiliklarni bartaraf etish va har bir talabga qanday javob berishingizni hujjatlashtirish orqali hal qilishingiz mumkin. DCAA xavfga asoslangan, tanlab yondashuvdan foydalanganligi va ilgari aniqlangan sohalarni qayta ko'rib chiqishi mumkinligi sababli, dalillar dolzarb bo'lishi kerak.
2. Xarajatlarni noto'g'ri taqsimlash
Davlat shartnomalarida har bir dollar to'g'ri tasniflanishi kerak. Bitta shartnomaga biriktirilgan to'g'ridan-to'g'ri xarajatlar; kommunal xizmatlar yoki ijara haqi kabi bilvosita xarajatlar; va hukumat qoplamaydigan, masalan, lobbichilik, o'yin-kulgi yoki yomon qarzdorlik kabi nomuvofiq xarajatlar mavjud. Noto'g'ri tasniflash bilvosita xarajatlar stavkalarining oshishiga, qoplashning rad etilishiga va yolg'on da'volar xavfining oshishiga olib kelishi mumkin.
Nima qila olasiz? Pullaringizni aniqlang, tarqatish oqimini hujjatlashtiring va xodimlaringizni terminologiya bo'yicha o'rgating. Xatolar to'planishining oldini olish va xarajatlarni taqdim etish (ICS) ma'lumotlari bilan bog'liq muammolarni oldini olish uchun buni har oyda ko'rib chiqing. Kichik biznes uchun AQSh Mehnat Departamentining Ishonchli Pullar va Bazalarni Yaratish bo'yicha Qo'llanmasi bilvosita narxlar uchun foydali va sodda tilda ma'lumotnoma hisoblanadi.
3. Ish vaqtini hisobga olish va mehnat resurslari bo'yicha hisobotlarni yetarli darajada olib bormaslik.
Hukumat xodimlarning ish vaqtini qat'iy nazorat qiladi, chunki ish haqi ko'pincha shartnoma bo'yicha eng katta xarajat hisoblanadi. Darhaqiqat, DCAA buni tasdiqlash va har qanday mumkin bo'lgan qoidabuzarliklarni aniqlash uchun kutilmagan vaqt auditlarini o'tkazadi.
Standart vaqtni kuzatish ilovasi yoki elektron jadvalidan foydalanish asosiy yondashuv hisoblanadi, ammo sizga har bir ish soatini tegishli loyiha yoki xarajatlar maqsadiga nisbatan real vaqt rejimida kuzatib boradigan tizim kerak. Bunday tizim audit imkoniyatlariga ega bo'lishi kerak. Xodimlarni ushbu ma'lumotlarni aniq kuzatib borishning muhimligi bo'yicha o'rgating va keyin har bir ish haqi davri oldidan hisoblangan mablag'larni joyida tekshirib ko'ring.
4. ICS jumboq
Agar sizda kompensatsiya olish huquqiga ega bo'lgan ishingiz bo'lsa, siz o'tgan yil uchun bilvosita stavkalaringizni yakunlash uchun har yili ICS hisobotini taqdim etasiz. Ushbu hisobot yil uchun haqiqiy xarajatlaringizni schyot-fakturada ko'rsatilgan dastlabki stavkalar bilan taqqoslaydigan murakkab jadvallar seriyasidir.
DCAA ICE modeli sizning daftarlaringiz, schyot-fakturalaringiz va loyiha xarajatlari haqidagi hisobotlaringizga mos kelishi kerak bo'lgan batafsil jadvallarni o'z ichiga oladi. Kech, noaniq yoki to'liq bo'lmagan ma'lumotlarni taqdim etish jarimalarga va loyihani yopishda kechikishlarga olib kelishi mumkin. Buning oldini olish uchun yil oxirida emas, balki kerak bo'lganda ICE jadvallarini tuzing va dastlabki schyot-fakturalarni, moliyalashtirish limitlarini va bilvosita stavkalarni har oyda ko'rib chiqing.
5. Umumjahon buxgalteriya tizimiga tayanish
Ko'pgina kichik bizneslar o'zlarining davlat pudrat operatsiyalarini oddiy QuickBooks obunasidan foydalanib boshqarishga harakat qilishadi, ammo bu jiddiy xatolarga olib kelishi mumkin. Bunday barchaga mos keladigan yagona tizimlar davlat sektorining asosiy talablarini qondirish uchun mo'ljallanmagan. DFARS 252.242-7006 ga ko'ra, buxgalteriya tizimidan foydalanish shartnoma majburiyatidir. Agar sizning tizimingiz mezonlarga javob bermasa, pudratchi xodim muammo hal bo'lguncha to'lovlarni to'xtatib qo'yishi mumkin.
Davlat pudratchilari buxgalteriya hisobi uchun eng yaxshi firmalar
Ichki jihatdan mos keladigan orqa ofis tuzilmasini yaratishingiz mumkin bo'lsa-da, ko'plab pudratchilar ixtisoslashgan sotuvchilarga autsorsing qilish orqali jarayonni soddalashtiradilar. Ulardan uchtasi alohida e'tiborga loyiqdir. Ushbu ro'yxat ushbu kompaniyalar davlat mijozlari uchun, ayniqsa DCAA auditlari, ICSga tayyorgarlik ko'rish va biznes tizimi auditlari paytida mijozlarni qo'llab-quvvatlash nuqtai nazaridan haqiqiy yechimlarni taqdim eta olishlarini ta'minlash uchun maxsus mezonlar asosida tuzilgan.
NeoSystems
NeoSystems Deltek Costpoint kompaniyasining chuqur tajribasidan foydalangan holda, buxgalteriya hisobi, HR va IT sohalariga ixtisoslashgan davlat idoralari uchun orqa ofisni boshqarish xizmatlarini taqdim etadi. U buxgalteriya autsorsing xizmatlarini, kundalik vazifalarni o'z zimmasiga olishni, yetakchi ERP tizimlari uchun xavfsiz xostingni va DCAA auditiga tayyorgarlik va biznes tizimlarini tahlil qilish bo'yicha konsalting xizmatlarini taklif etadi.
NeoSystems Deltekning yagona Platinum hamkori bo'lib, keng joriy etish va integratsiya tajribasiga ega. Agar sizning ichki operatsiyalaringiz hukumatning shartnoma tuzish qoidalari bilan to'lib-toshgan bo'lsa, NeoSystems jamoasi buni siz uchun hal qilishi mumkin, bu sizga yangi shartnomalar tuzishga va daromadlilikni oshirishga e'tibor qaratish imkonini beradi.
Unanet
Unanet davlat shartnomalari va loyihalarga asoslangan biznes uchun mo'ljallangan ixtisoslashgan ERP dasturiy ta'minotini ishlab chiqadi. U moliya, loyihalar, vaqtni hisobga olish va hisobotlarni boshqarish uchun yagona tizimni taklif etadi, bu esa mehnat resurslari va xarajatlarni taqsimlash ustidan DCAA talablariga muvofiq nazoratni muvofiqlashtirishga yordam beradi.
Uning funksionalligi bir nechta turli xil vositalarga ehtiyojni bartaraf etish uchun noldan boshlab ishlab chiqilgan. Unanetning keng qamrovli resurslarni rejalashtirish va tahlil qilish imkoniyatlari menejerlarga loyiha holatini va bilvosita xarajatlarning ta'sirini yagona ko'rinishda ko'rishga yordam beradi.
PROKAS
PROCAS kichik va o'rta biznes korxonalariga DCAA talablariga javob beradigan buxgalteriya dasturi va autsorsing xizmatlarini taqdim etadi. Ushbu foydalanuvchilar uchun qulay veb-asoslangan vosita katta miqdordagi dastlabki investitsiyalarsiz muvofiqlikni talab qiladigan bizneslar uchun kirish nuqtasi sifatida mo'ljallangan.
Davlat shartnomalari bilan ishlaydigan yetakchi auditorlik firmalarining taqqoslash jadvali.
Ushbu kompaniyalar qanday yordam berishga tayyor ekanliklari haqida qisqacha ma'lumot:
| Kompaniya | Asosiy xizmat ko'rsatish modeli | Maqsadli mijoz |
| NeoSystems | Loyiha boshqaruvi xizmatlari va konsalting. | O'zining ma'muriy ishlarini autsorsing qilishga intilayotgan o'rta va yirik davlat pudrat tashkilotlari. |
| Unanet | Keng qamrovli ERP dasturi | Yagona, integratsiyalashgan platformani qidirayotgan barcha o'lchamdagi davlat tashkilotlari. |
| PROKAS | Buxgalteriya dasturlari va xizmatlari | Kichik va o'rta davlat tashkilotlari mos va arzon yechimga muhtoj. |
Biznesingiz muammoga duch kelishiga yo'l qo'ymang.
Davlat pudratchilari duch keladigan buxgalteriya hisobi bilan bog'liq muammolar jiddiy, ammo ulardan butunlay qochish mumkin. Bu xavflar faqat e'tiborsiz qoldirilganda aniq ko'rinadi, shuning uchun faol bo'ling. Buxgalteriya tizimingizni, vaqtni kuzatishni, xarajatlar pullarini va ICE jadvallarini baholang, so'ngra shaxsiylashtirilgan yechimni amalga oshiring yoki ishonchli hamkor bilan hamkorlik qiling, shunda jamoangiz o'z missiyasini bajarishga va federal bozorda o'sishga e'tibor qaratishi mumkin.
Tez-tez so'raladigan savollar
DCAA muvofiqligi nima va u nima uchun muhim?
DCAA talablariga muvofiqlik pudratchining buxgalteriya tizimi aniqlik, shaffoflik va xarajatlarni nazorat qilish bo'yicha federal standartlarga javob berishini ta'minlaydi. Muvofiqlikning buzilishi to'lovlarning kechikishiga yoki shartnomaning rad etilishiga olib kelishi mumkin.
Kichik bizneslar xarajatlarni taqsimlashni qanday qilib samarali boshqarishlari mumkin?
Xarajatlar guruhlarini aniq belgilang, taqsimlash jarayonini hujjatlashtiring va tasniflarni har oyda ko'rib chiqing. Aniqlikni ta'minlash uchun xodimlarni terminologiya va bilvosita xarajatlar stavkalarini kuzatish bo'yicha o'qitish juda muhimdir.
Nima uchun davlat shartnomalarida vaqtni hisobga olish juda muhim?
Hukumat mehnat xarajatlarini diqqat bilan kuzatib boradi, chunki ular shartnomalar uchun asosiy xarajat moddasi hisoblanadi. Vaqtni to'g'ri hisoblash tizimlari ishlagan soatlarni muayyan loyihalar bilan bog'lashi va batafsil audit izlariga ega bo'lishi kerak.
QuickBooks davlat shartnomalarini hisobga olish uchun ishlatilishi mumkinmi?
QuickBooks kabi standart buxgalteriya vositalari sukut bo'yicha DCAA talablariga javob bermaydi. Davlat idoralari odatda audit va hisobot standartlariga javob berish uchun ixtisoslashgan tizimlar yoki integratsiyalarni talab qiladi.
Qaysi buxgalteriya firmalari davlat shartnomalariga rioya qilishga ixtisoslashgan?
NeoSystems, Unanet va PROCAS pudratchilarga muvofiqlik va audit talablariga javob berishda yordam berish uchun DCAA talablariga javob beradigan dasturiy ta'minot, konsalting va boshqariladigan xizmatlarni taklif qiluvchi yetakchi kompaniyalardir.