So viel zu tun, so wenig Zeit. In unserer schnelllebigen Welt will niemand länger als fünf Sekunden warten. Warum fühlt sich das moderne Leben so an, als gäbe es tausend Dinge zu erledigen? Da ist die E-Mail, die beantwortet werden muss, das Projekt, das abgeschlossen werden muss, und Zeit für Freunde und Familie (wenn überhaupt noch Zeit übrig ist).
Je mehr Arbeit wir haben, desto leichter geraten wir in Hektik. Vielbeschäftigte Menschen arbeiten oft an Aufgaben, die sie für notwendig halten, die aber in Wirklichkeit kontraproduktiv sind. Ich muss diese Gewohnheiten in meinem eigenen Leben erkennen. Hier sind ein paar Dinge, die Sie lassen sollten, wenn Sie mehr schaffen wollen.
1. Der Versuch, alles gleichzeitig zu erledigen
Haben Sie schon mal Menschen gesehen, die völlig erschöpft sind? Sie raufen sich die Haare, hetzen von einem Ort zum anderen und kommen kaum zum Atmen. Sie versuchen, alles gleichzeitig zu erledigen und geraten dabei in Panik. Ich habe mich immer gefragt, wie solche Menschen so viel schaffen können. Bis ich ihre Ergebnisse sah. Da wurde mir klar, dass der Versuch, alles auf einmal zu machen, gute Ergebnisse verhindert. Der Versuch, alles gleichzeitig zu tun, zeugt von mangelnder Entschlossenheit, nicht von Ehrgeiz. Wenn man also in etwas Experte werden will, bedeutet das, anderen Möglichkeiten – zumindest vorerst – abzusagen. Die Tennisspielerin Serena Williams zum Beispiel ist eine der bestplatzierten Spielerinnen und hat ihre eigene Modelinie. Doch zunächst konzentrierte sie all ihre Energie darauf, die beste Tennisspielerin zu werden. Erst später stieg sie ins Modegeschäft ein.
Werde der Beste in einem Bereich, dann in einem weiteren.
2. Alles bis ins kleinste Detail kontrollieren.
Mikromanagement ist ein Problem für Perfektionisten, die alles nach ihren Vorstellungen erledigen müssen. Sie neigen dazu, andere bei der Arbeit zu überwachen und Dinge zu tun, die für andere ein Kinderspiel wären. Das Schlimmste am Mikromanagement ist, dass sich die Betroffenen eingeengt und respektlos behandelt fühlen.
Anstatt jedes Detail zu übersehen, konzentrieren Sie sich mehr auf das große Ganze. Geben Sie die Kontrolle ab und übertragen Sie anderen (bis zu einem gewissen Grad) Entscheidungsbefugnisse. Das wird Ihrer Gesundheit und Ihrem Wohlbefinden guttun. Wenn Sie lernen, loszulassen, werden Sie feststellen, dass Sie mehr Ihrer Ziele erreichen können.
3. Improvisieren Sie spontan
Ich erinnere mich noch an meine Schulzeit, als wir Präsentationen für die Klasse vorbereiten mussten, gab es immer jemanden, der sagte: «Ich werde einfach improvisieren!«Diese Person gehört wahrscheinlich nicht zu den Besten der Klasse. Selbst wenn sie es wäre, könnte sie andere nicht motivieren. Zielorientierte Menschen erzielen häufiger gute Ergebnisse als passive. Sie bereiten sich ständig vor und üben, sodass ihre Leistung im entscheidenden Moment makellos ist. Ich bereite mich gerne mit der „Seiten-umblättern“-Technik auf den nächsten Tag vor. Sie hilft mir, organisiert und ruhig zu bleiben, selbst wenn alle anderen unruhig werden.
Wer Erfolg haben will, sollte nicht improvisieren. Üben Sie.
4. Sich keine Pause gönnen
Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass erfolgreiche Menschen rund um die Uhr arbeiten und keine Zeit für Vergnügen oder Freizeit haben. Nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein. Kreative Menschen und Innovatoren brauchen Freiräume, um Neues zu entdecken. Indem sie sich Zeit zum Ausruhen nehmen, können sie über die Herausforderungen, denen sie begegnen, nachdenken und sie aus einer anderen Perspektive betrachten. Arianna Huffington sagt, Schlaf sei der Schlüssel zum Erfolg. Oft denken wir, dass Zeitmangel eine Auszeichnung ist, die wir mit Stolz tragen. Stattdessen sollten wir darüber nachdenken, wie uns mehr Schlaf hilft, neue Energie zu tanken, glücklicher zu werden und mehr zu erreichen. Wenn Sie sich erfrischt und kreativ fühlen möchten, versuchen Sie, eine Arbeitspause einzulegen. Die produktivsten Menschen arbeiten nicht rund um die Uhr, sondern halten sich an die 52/17-Regel. Das bedeutet, dass auf 52 Minuten intensive, konzentrierte Arbeit eine 17-minütige Pause folgen sollte.
Diese Empfehlung berücksichtigt den Zeitraum, in dem sich eine Person konzentrieren und Ergebnisse erzielen kann. Danach lässt die Aufmerksamkeit nach, was zu Fehlern, Unaufmerksamkeit und Aufschieberitis führt. Ja, genau, meistens geschieht dies nur, um Ihnen eine Pause zu gönnen.
5. Mittagessen auslassen
Eine Freundin prahlte mir mal damit, 18 Stunden am Tag durchzuarbeiten. Sie meinte, sie vergesse oft zu essen, weil sie so beschäftigt sei. Ein anderer Freund hingegen schläft viel und kocht selbst. Er hat mehr Freizeit und Energie für Hobbys. Ratet mal, wer ausgebrannt ist? Mahlzeiten auszulassen senkt die Energie und Konzentration, und man schafft weniger. Das führt zu Heißhungerattacken, die dann zu ungesundem Essen und Süßigkeiten verleiten. Ich habe festgestellt, dass es mir hilft, meinen Tag zu strukturieren, wenn ich mein Mittagessen vorbereite. So greife ich nicht mehr zu ungesunden Lebensmitteln, um meinen Hunger schnell zu stillen. Und ich mache mir keine Gedanken mehr darüber, was ich essen soll.
6. Steh früher auf
Autoren von Büchern zur persönlichen Effektivität geben oft diesen Rat: Wer seinen Tag auch nur eine Stunde früher beginnt, schafft deutlich mehr! Frühaufsteher wachen ohnehin früh auf und haben mit diesem Rhythmus keine Probleme. Ambitionierte Nachteulen hingegen könnten darunter leiden. Denn unabhängig von der Tageszeit, zu der man am produktivsten ist, ist es unklug, Arbeit mit Schlaf zu kompensieren. Wer sich persönlich weiterentwickeln möchte, ist stets darauf bedacht, seine Leistungsfähigkeit (sprich: Produktivität) zu maximieren, und kümmert sich leider überhaupt nicht darum, die Ressourcen wieder aufzufüllen, die er für das Erreichen seiner Ziele aufwendet: körperliche, emotionale und zeitliche. Und Ressourcen sind bekanntlich begrenzt.
Auch wenn du dich jetzt unglaublich produktiv fühlst, werden jahrelanger Schlafmangel und fehlende Erholung dich völlig erschöpfen. Wahrscheinlich wirst du mit 35 Jahren auf dem Sofa liegen und dir nur eines wünschen: dass dich alle für immer in Ruhe lassen.
7. Iss "Frösche"«
Viele kennen Brian Tracys «Iss den Frosch»-Methode. Man neigt dazu, die schwierigsten oder unangenehmsten Aufgaben bis zur letzten Minute aufzuschieben. Deshalb rät er, diese zuerst zu erledigen – um keine Zeit zu verschwenden, schneller voranzukommen und sich dann angenehmeren Dingen zuzuwenden.
Das klingt nach einem guten Rat. Der Haken an der Sache ist jedoch, dass Aufschieben manchmal eine Möglichkeit bietet, ein Problem gründlich zu durchdenken, fehlende Informationen zu finden und eine elegantere Lösung zu entwickeln. Übereiltes Handeln kann zu Fehlern führen, deren Korrektur deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Generell bietet die Wirtschaftsliteratur zahlreiche Tipps und Tricks, die Ihnen helfen sollen, schneller, erfolgreicher und leistungsfähiger zu werden. Bevor Sie diese jedoch anwenden, sollten Sie prüfen, ob sie für Sie und Ihre spezifische Tätigkeit geeignet sind.
8. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute.
Es herrscht die Ansicht vor, dass ein effektiver Mitarbeiter seine Arbeit so planen sollte, dass die Aufgabe vor dem Abgabetermin oder zumindest genau bis zum Abgabetermin erledigt ist.
Es ist wichtig, gleich zu Beginn zu erwähnen, dass Manager und Auftragnehmer unrealistische Fristen setzen können, weil sie es «unbedingt erledigen müssen!» und es «schon gestern gebraucht haben!». Doch selbst unter optimalen Bedingungen führen ein schrittweises und bedächtiges Vorgehen nicht immer zu hervorragenden Ergebnissen. Laut der Myers-Briggs-Typologie lassen sich Menschen beispielsweise anhand ihres Entscheidungsstils in zwei Typen einteilen: diejenigen, die lieber ruhig planen, die Situation im Voraus analysieren und Informationen systematisieren, und diejenigen, die eher spontan und situationsbedingt handeln. Letztere erledigen alles in letzter Minute, leisten aber hervorragende Arbeit. Wenn Sie also zu diesem Typ gehören, ist es sinnlos, sich zur Planung zu zwingen oder sich als Mustermitarbeiter darzustellen – es kostet nur mehr Kraft, und die Ergebnisse könnten sogar schlechter ausfallen.
9. Zu viele Apps verwenden
Das Aufkommen von Gadgets und Apps aller Art scheint das Leben einfacher zu machen. Wahrscheinlich haben Sie Apps auf Ihrem Smartphone, die Ihnen helfen, ausreichend zu schlafen, Termine zu planen, Fremdsprachen zu lernen, Zeitpläne zu erstellen, Ihre Finanzen zu verwalten und Ihre Produktivität zu messen. Wahrscheinlicher ist jedoch, dass Sie einfach nur Zeit verschwenden: Sie müssen sich erst in die oft umständliche und schwerfällige Benutzeroberfläche einarbeiten und dann Updates herunterladen und Daten eingeben.
Tatsächlich ist jede App nur dann nützlich, wenn man ein System hat. Und zwar dann, wenn die App dieses System ergänzt und nicht ersetzt.
Kein Programm wird Ihnen helfen, Ihre Zeit effektiver zu nutzen, wenn Sie keine Prioritäten setzen können und versuchen, alles unter einen Hut zu bringen. Es wird Ihnen nicht helfen, eine Fremdsprache zu sprechen, wenn es Ihnen nur beim Grammatiklernen hilft. Genauso wenig wie ein Wecker Sie früh weckt, wenn Sie spät ins Bett gegangen und sehr müde sind.
10. Aufschieben von Hausarbeiten
Was bringt es, hart zu arbeiten, wenn dadurch keine Zeit mehr für das Leben bleibt? Selbst in den schlimmsten Krisen sollten zumindest die nötigsten Hausarbeiten erledigt sein: Rechnungen bezahlen, Geschirr spülen und Wäsche waschen. Kurz gesagt: Ihr Zuhause sollte nicht sichtbar sein und Ihre Lebensumstände widerspiegeln.
11. Lass dich von allem ablenken
Äußere Ablenkungen lassen sich nicht vermeiden, aber wer sagt denn, dass wir ihnen überhaupt Beachtung schenken sollten? Wenn jemand anruft, eine SMS schreibt oder an der Tür klopft, heißt das nicht, dass man sofort alles stehen und liegen lassen muss. Es gibt Pausen für alles, was nichts mit der Arbeit zu tun hat.
12. Kein Ziel haben
Verwandle deine Träume in extrem konkrete und klar definierte Ziele. Solange du das nicht tust, bleiben sie bloße Tagträume, deren Unerreichbarkeit du gelegentlich bedauern kannst.
13. Zu viele Ziele haben
Andererseits sollten Sie nicht mehr planen, als Sie realistisch bewältigen können. Sie werden ohnehin nicht jeder Aufgabe genügend Aufmerksamkeit widmen können, daher besteht ein hohes Risiko, dass das gesamte Vorhaben scheitert. Außerdem kommt es doch nicht auf die Quantität, sondern auf die Qualität an, oder?
14. Aufschieben
Je länger wir etwas aufschieben, desto unwahrscheinlicher ist es, dass wir es jemals erledigen. Glaub mir: Es ist besser, es endlich zu tun und sich darüber zu freuen, als es wieder aufzuschieben und darunter zu leiden.
15. Ausgaben nicht im Blick behalten
Wer seine Finanzen nicht im Griff hat, kann kein normales Leben führen. Die Kontrolle über Einnahmen und Ausgaben ist genauso wichtig wie die Gesundheit – vernachlässigen Sie also nicht Ihre Buchhaltung.
16. Zeitverschwendung mit den Problemen anderer Leute
Nur du selbst hast die vollständige Kontrolle über dein Leben. Deine Zeit ist dein wertvollstes Gut, also behandle sie mit Respekt.
17. Auf halbem Weg aufgeben
Zerlegen Sie jede Aufgabe in mehrere kleinere Schritte. So meistern Sie selbst scheinbar unmögliche Aufgaben. Eine Faustregel: Die letzten 101 Tsd. Arbeit erfordern immer 901 Tsd. Aufwand. Berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Planung.
Seine Schuld zu leugnen oder sie gar auf andere abzuwälzen, wird weder sein Leben verbessern noch ihm helfen, seine Ziele zu erreichen. Jeder Fehler ist eine Lektion. Lerne daraus und mach weiter.
19. Strebe nach Perfektion
Oh ja, die sprichwörtliche, mythische Perfektion. Wir wissen, dass sie schlichtweg nicht existiert, und doch streben wir immer wieder danach, alles perfekt zu machen. Eine wunderbare Art, Zeit zu verbringen, die man sinnvoller nutzen könnte.
20. Sich weigern, Entscheidungen zu treffen
Schwierige Entscheidungen heißen nicht umsonst schwierig. Doch wenn Sie keine Wahl treffen, wird sie unweigerlich für Sie getroffen, und Sie werden mit dem Ergebnis möglicherweise nicht zufrieden sein.