Ein Manager gibt eine klare Aufgabe. Eine Woche später hakt er nach – nichts ist passiert. Der Manager wiegelt ab: «Ich hab’s vergessen», «Ich hatte keine Zeit», «Ich dachte, es wäre nicht dringend.» Diese Situation ist vielen bekannt. Wenn das Team nicht auf ihn hört, scheitern Pläne, Fristen werden verpasst und das Vertrauen zwischen Manager und Mitarbeitern schwindet. Doch anstatt zu schreien oder zu kündigen, ist es wichtig zu verstehen: Warum ignorieren Manager Anweisungen? Liegt es an Faulheit, Missverständnissen oder einem systemischen Problem? Um Rat zu erhalten, haben wir uns an Coach Spartak Andrieshin von der Moscow Sales Academy gewandt. Er löst seit vielen Jahren Probleme in Managementsystemen und schult Führungskräfte auf verschiedenen Ebenen. Er hilft Ihnen, konkrete Ursachen, Beispiele aus der Praxis und effektive Lösungen zu verstehen. Ohne Umschweife bietet er Ihnen praktische Ratschläge und Tipps, die Sie sofort umsetzen können.
Warum erfüllen Manager ihre Aufgaben nicht?
Es ist wichtig, den Prozess ganzheitlich anzugehen. Überstürzen Sie nichts und riskieren Sie nicht, die Beziehungen zu Ihren Mitarbeitern zu gefährden. Atmen Sie tief durch und gehen Sie die Sache mit kühlem Kopf an. Bevor Sie Änderungen einführen, sollten Sie die Ursache des Problems verstehen. Analysieren Sie die Situation und ihre Folgen. Oft liegt das Problem nicht bei den Personen, sondern in der Arbeitsorganisation. In meiner langjährigen Erfahrung mit Trainings für Führungskräfte und der Beratung von Unternehmern habe ich folgende Probleme identifiziert:
1. Die Anweisungen sind unklar.
«Kundenbetreuung», «Datenbankpflege», «Kommunikationsverbesserung» – solche Phrasen sind bedeutungslos. Der Manager hat keine Ahnung, was genau zu tun ist, bis wann und in welchem Format.
Beispiel: Der Manager sagte: «Suchen Sie neue Lieferanten.» Er suchte einen Tag lang, reichte aber keinen Bericht ein. Warum? Es gab keine klaren Anweisungen: Wie viele Lieferanten sollte er finden, welche Kriterien waren anzuwenden, wohin sollte er die Berichte senden und wann waren die Ergebnisse zu erwarten?.
2. Keine Kontrolle.
Wenn ein Vorgesetzter eine Aufgabe zuweist und sie dann «vergessen», merkt der Manager schnell, dass sie unwichtig ist. Ohne Kontrolle gibt es keine Verantwortlichkeit.
3. Aufgabenüberlastung.
Ein Manager erhält täglich zehn Aufgaben. Bevor er die erste erledigen kann, trifft bereits die zweite ein. Dadurch gerät alles ins Wanken, und nichts wird rechtzeitig fertig.
4. Fehlende Prioritäten.
Wenn alles als «dringend» und «wichtig» gilt, ist eigentlich nichts mehr dringend. Der Manager weiß nicht, was er zuerst tun soll und handelt planlos.
5. Fehlende Motivation.
Wenn man für das Erledigen einer Aufgabe nichts bekommt (kein Lob, kein Bonus, keine Weiterentwicklungsmöglichkeiten) und für das Nichterledigen lediglich einen Tadel in einer Besprechung erhält, dann gibt es keine Motivation.
6. Schlechte Kommunikation.
Der Chef schreit herum, setzt unter Druck und hört nicht zu. Der Manager hat Angst, verschließt sich und ergreift keine Initiative mehr. Statt Dialog herrscht Widerstand.
7. Fehlende Verantwortungskultur.
Im Unternehmen gibt es keine Meldekultur. Niemand kontrolliert, wer was getan hat. Die Mitarbeiter sind es gewohnt, einfach «ich war’s» zu sagen, selbst wenn sie es nicht getan haben.
Wie bringt man Manager dazu, Anweisungen zu befolgen?
Es besteht keine Notwendigkeit, eine Diktatur zu errichten. Wir müssen ein System etablieren, in dem das Befolgen von Anweisungen zur Norm wird.
1. Sprechen Sie klar und deutlich.
Ersetzen Sie vage Formulierungen durch konkrete Aufgaben.
«Arbeiten Sie mit Ihrem Kundenstamm zusammen.»
«Identifizieren Sie 20 inaktive Kunden der letzten drei Monate, rufen Sie diese bis Freitag an und senden Sie einen Excel-Bericht mit den Ergebnissen: wer geantwortet hat, wer Interesse gezeigt hat und wer abgelehnt hat.».
Wenden Sie die SMART-Regel an:
- Konkret (was getan werden muss)
- Messbar (wie viel, wie man es überprüft)
- Erreichbar (ist es unter der aktuellen Arbeitsbelastung realistisch?)
- Relevant (Warum ist es notwendig?)
- Zeitlich begrenzt (Frist)
2. Halten Sie Ihre Anweisungen schriftlich fest.
Ein mündlicher Befehl ist kein Befehl. Er geht im Gedächtnis verloren und kann "vergessen" werden.
Verwenden:
- Kurze E-Mails: «Wie vereinbart, ein Bericht über neue Kunden bis zum 15..».
- Aufgaben im CRM-System oder in Trello/Asana.
- Checklisten in Messengern.
Beispiel: Ein Unternehmen begann, alle Aufgaben in einem Telegram-Chat mit dem Betreff "[Aufgabe]" zu veröffentlichen. Innerhalb eines Monats sank die Anzahl der unerledigten Aufgaben um 701.300.0 ...
3. Fristen und Meilensteine festlegen
Sag nicht «Mach es, wenn du kannst». Setze immer eine Frist und Meilensteine.
Zum Beispiel:
- Montag: Arbeitsbeginn
- Mittwoch: Zwischenbericht
- Freitag: Abgabefrist
4. Prüfen, aber nicht ziehen.
Überwachung ist notwendig, sollte aber nicht in Überwachung ausarten. Kontrollieren Sie regelmäßig, nicht alle zwei Stunden.
Besser:
— «Wie läuft die Aufgabe mit dem Lieferanten? Brauchen Sie Hilfe?»
Schlechter:
— «Hast du es schon getan? Warum hast du es noch nicht getan? Arbeitest du überhaupt?»
Der Unterschied im Klang ist enorm.
5. Ein Feedbacksystem einführen
Der Manager soll die Fertigstellung selbst bestätigen.
Einfache Vorlage:
- Aufgabe: [Beschreibung]
- Frist: [Datum]
- Status: in Bearbeitung / abgeschlossen / verzögert
- Kommentar: [Was wurde getan, was steht im Weg]
Dadurch wird die Gewohnheit geschaffen, zu berichten und nicht zu «vergessen».
6. Leistung belohnen
Loben Sie diejenigen, die Aufgaben pünktlich erledigen. Auch wenn das Ergebnis nicht perfekt ist, ist es wichtig, dass sie verantwortungsbewusst handeln.
Dürfen:
- Wählen Sie einen «Mitarbeiter der Woche» für disziplinarische Maßnahmen aus.
- Gewähren Sie einen Bonus für 100% erledigte Aufgaben pro Monat.
- Anmerkung im Meeting: «Vielen Dank, Marina – alle Aufgaben wurden fristgerecht eingereicht.».
7. Nichtbeachtung ansprechen, ohne zu schreien
Wenn die Aufgabe nicht erledigt wird, sprich mit dem Team. Frage:
— Was hat dich aufgehalten?
— War klar, was von Ihnen verlangt wurde?
— Benötigten Sie Hilfe?
Auf diese Weise können Sie feststellen, ob der Grund objektiv (Überlastung, Missverständnis) oder subjektiv (Faulheit, Nachlässigkeit) war.
8. Prioritäten setzen
Implementieren Sie ein einfaches Priorisierungssystem:
- A – dringend und wichtig (sofort zu erledigen)
- B – wichtig, aber nicht dringend (kann verschoben werden)
- B-Moll
Jede Aufgabe ist mit einem Hinweis versehen. Der Manager kann so erkennen, was zuerst zu tun ist.
Wann sollten Sie Ihren Managementansatz ändern?
Wenn Sie alles richtig gemacht haben, die Vorgesetzten aber trotzdem nicht zuhören, liegt das Problem möglicherweise an Ihrem Führungsstil.
Ein Fallbeispiel aus der Praxis: Der Direktor schrie ständig herum und forderte «Sofort!», reagierte aber selbst nicht auf Nachrichten und änderte alle zwei Tage seine Meinung. Die Vorgesetzten nahmen ihn nicht mehr ernst. Nicht seine Entlassung brachte die Lösung, sondern eine Verhaltensänderung: Er begann, Aufgaben schriftlich festzuhalten, Fristen einzuhalten und dem Team zuzuhören. Nach zwei Monaten verbesserte sich die Disziplin ohne eine einzige Rüge.
Welche Hilfsmittel sind hilfreich?
Man kann sich nicht alles merken. Nutzen Sie einfache Hilfsmittel:
- Trello, Asana, Notion – für Aufgabenplanung und -kontrolle.
- Google Sheets – zur Aufgabenverwaltung.
- CRM-Systeme – wenn Aufgaben mit Kunden in Zusammenhang stehen.
- Tägliche kurze Stand-up-Meetings – 5 Minuten am Morgen: Wer macht was, gibt es irgendwelche Hindernisse?.
Das Wichtigste ist, dass das System einfach ist. Wenn es kompliziert ist, wird es nicht genutzt.
Wann soll gefeuert werden?
Wenn der Manager:
— Ignoriert systematisch Anweisungen.
— Reagiert nicht auf Kommentare.
— Erklärt nicht die Gründe für die Ausfälle.
— Beeinträchtigt die Fähigkeit anderer, Aufgaben zu erledigen.
Es ist wichtig zu verstehen, dass man bereits Feedback gegeben, geholfen und Wissen vermittelt hat – dann ist es an der Zeit, die Zusammenarbeit zu beenden.
Aber denken Sie daran: Eine Entlassung ist kein Zeichen von Stärke, sondern ein Zeichen dafür, dass das Erziehungs- und Kontrollsystem nicht funktioniert hat.
Abschluss
Manager befolgen Anweisungen nicht, weil sie schlecht sind. Meistens liegt es daran:
- Die Anweisungen waren unklar.
- Keine Kontrolle.
- Keine Motivation.
- Es gibt keine Kultur der Verantwortung.
Um die Situation zu ändern, braucht es kein Geschrei und keine Drohungen. Was Sie brauchen, ist Folgendes:
- Klare Formulierung.
- Schriftliche Aufzeichnung.
- Steuerungssystem.
- Rückmeldung.
- Unterstützung und Ermutigung.
Wenn Führungskräfte verstehen, dass ihre Arbeit sichtbar, wichtig und wertgeschätzt ist, erledigen sie Aufgaben nicht aus Angst, sondern aus Respekt und Interesse. Viel Erfolg bei der Weiterentwicklung Ihrer Managementfähigkeiten!