Soyons honnêtes : les tâches administratives ne sont pas forcément passionnantes. Mais si vous dirigez une entreprise, vous savez que la tenue de registres est essentielle. C’est là que les blocs autocopiants avec tampon s’avèrent très pratiques. Non, il ne s’agit pas d’un gadget high-tech ni d’un code secret. Ce sont des blocs simples et pratiques qui vous permettent de photocopier instantanément des documents manuscrits sans avoir à vous soucier du papier carbone (vous vous souvenez de ce truc salissant ?).
Les carnets autocopiants sont parfaits pour les factures, les reçus, les bons de commande et pratiquement tout ce qui nécessite une photocopie : un vrai gain de temps ! Ils sont disponibles par lots de deux, trois ou même quatre, alors que vous ayez besoin d’une ou de trois copies, vous n’aurez besoin de rien d’autre. De plus, ils existent dans tous les formats, du format A6 pratique à glisser dans sa poche au bon vieux format A4.
Photo reproduite avec l'aimable autorisation de Northfield Print.
Alors, qu'est-ce que c'est exactement que ce presse-papier NCR ?
Voyons cela de plus près. NCR signifie « sans carbone ». Cet acronyme provient des initiales de la société qui l'a créé : National Cash Register. Contrairement au vieux papier carbone, qui en imprégnait des rames entières en bleuissant (et en laissant des taches d'encre partout), les blocs-notes NCR utilisent des feuilles traitées chimiquement. Lorsque vous écrivez sur la première feuille, la pression déclenche une réaction qui transfère votre écriture sur les feuilles inférieures. Magique ? Pas tout à fait, mais tout de même ingénieux.
Chaque carnet contient généralement 50 feuilles, soigneusement collées en haut pour faciliter leur détachement. Les feuilles sont de couleurs variées (blanc, jaune, rose, vert et bleu) ; vous pouvez ainsi identifier rapidement votre exemplaire et celui destiné à un client.
Un petit cours d'histoire (Soyez patients !)
En 1954, NCR a mis au point le papier autocopiant pour épargner aux utilisateurs les désagréments des doigts tachés d'encre et des documents baveux. Son secret ? Des microcapsules d'encre incolore au verso de la feuille supérieure et une couche d'argile sur la feuille inférieure. Sous la pression d'un stylo, l'encre réagit et produit une impression nette.
Cette invention ingénieuse a révolutionné la documentation d'entreprise. Fini les feuilles carbone qui se déplacent. Fini les duplicatas illisibles. Place à des copies claires et instantanées, sans aucun encombrement.
Que contient le carnet NCR ?
Chaque cahier sans carbone est composé de plusieurs couches de papier traité. Voici comment il est structuré :
Couche supérieure (généralement blanche) : comporte un revêtement de capsules de colorant sur sa face arrière.
Couches intermédiaires (jaune, rose, bleu, etc.) : possèdent une couche de surface en argile et une couche de fond en peinture.
Feuille inférieure (souvent bleue ou rose) : simplement recouverte d'argile car il n'en faut plus après ce spécimen.
Ces feuilles sont maintenues ensemble par un adhésif spécial, collées sur un support gris résistant, et comprennent souvent un écran protecteur pour empêcher le transfert du texte sur la feuille suivante.
Pourquoi les entreprises adorent les blocs-notes sans carbone
Les lingettes sans carbone sont appréciées des entreprises de nombreux secteurs d'activité, et ce à juste titre :
Commerce de détail et hôtellerie
Avez-vous déjà été dans un café où le serveur note votre commande sur un petit bloc-notes, en détache la première page et la remet à la cuisine ? C’est exactement le principe du bloc-notes NCR. Fini les commandes perdues et les confusions : un système simple et efficace.
Commerce et services
Les entrepreneurs, plombiers et mécaniciens les utilisent pour établir leurs devis, factures et reçus. Travail terminé ? Détachez un exemplaire pour le client, gardez-en un pour vous, et tout le monde est content.
Bureaux et administration
Besoin de documents pour des contrats ou des accords ? Les carnets autocopiants permettent de stocker facilement les documents signés sans avoir à les numériser ni à les photocopier.
Personnalisez-le – Carnets NCR personnalisés
Vous souhaitez une image particulièrement professionnelle ? Commandez du papier à en-tête autocopiant imprimé avec votre logo, les coordonnées de votre entreprise et une mise en page adaptée à votre activité. Que vous ayez besoin d’espace pour les signatures, des listes détaillées ou vos conditions générales, l’impression personnalisée donnera à vos documents une allure soignée et professionnelle.
Choisissez parmi :
Différentes tailles (A6, A5, A4, etc.)
Ensembles de 2, 3 ou 4 pièces
Papier de couleurs différentes pour distinguer les spécimens
Couvertures enveloppantes pour une protection accrue.
Écologiques – Les joints NCR sont-ils écologiques ?
Nous sommes conscients que le gaspillage de papier est un problème urgent. La bonne nouvelle, c'est que le papier autocopiant moderne est bien plus respectueux de l'environnement que ses prédécesseurs. Les revêtements chimiques utilisés aujourd'hui sont beaucoup moins nocifs, et de nombreux centres de recyclage acceptent le papier autocopiant (il est toutefois toujours préférable de vérifier la réglementation locale).
Si vous êtes soucieux de développement durable, vous pouvez utiliser des carnets sans carbone en complément des systèmes numériques. De nombreuses entreprises combinent désormais documents papier et électroniques pour gagner en efficacité et réduire leurs déchets.
Les réflexions finales constituent un aspect important du monde des affaires.
Ce ne sont peut-être pas les fournitures de bureau les plus prestigieuses, mais les carnets autocopiants sont indispensables aux petites entreprises. Que vous teniez un café, une entreprise de construction ou un bureau avec une charge administrative importante, ils vous aideront à organiser vos documents et à leur donner une allure professionnelle.
Alors la prochaine fois que vous aurez besoin de rédiger une facture, un reçu ou une commande client, pensez à votre fidèle carnet autocopiant : il vous facilitera grandement la vie en créant une copie à la fois.